In diesem Artikel geben wir einige Empfehlungen, was Kommunikations- und Marketingabteilungen bedenken sollten, bevor sie ein Redaktions- oder Planungstool anschaffen.
Es ist eine klassische Situation: Nachdem sich eine Abteilungsleiterin auf der Suche nach der aktuellen Redaktionsplanung durch mehrere Excel-Dateien aus verschiedenen Teams durchgekämpft hat, fällt sie einen Entschluss – ein Redaktionstool muss her, und zwar schnell. Man lebt doch nicht mehr in der Steinzeit.
Wenige Monate später sind die kostspieligen Lizenzen erworben. Jetzt soll’s losgehen. Aber irgendwie hakt es:
Die Pressesprecher*innen steigen nicht durch bei den tausenden von Events und Assets, die bereits im Kalender angelegt sind.
Die Marketing-Abteilung hat aus irgendeinem Grund gar keine Zugänge gewollt.
Die Content-Manager*innen draußen im Werk packen eifrig alles rein, bis hin zum Vermerk, dass sie gerade mit einem Lokaljournalisten telefoniert haben.
Die Channel-Manager*innen in der Zentrale sind genervt, weil sie die Inhalte im Tool händisch kopieren und in ihre Kanäle einfügen müssen – und weil ihnen nun wichtige Analyse-Daten fehlen.
Und die Abteilungsleiterin hat gerade erst gemerkt, dass das Tool weder die kürzlich in Workshops erarbeiteten Rollen noch die Prozesse in ihrer Abteilung abbildet.
Fakt ist: Ein Newsroom ohne digitales Rückgrat - das ist, wie mit einem Holland-Rad an der Tour de France teilnehmen wollen – geht zwar prinzipiell, ist aber ziemlich anstrengend. Und an der Spitze des Pelotons fährt man schon mal eher nicht mit. Ergo: Sie brauchen ein Redaktions- und Planungssystem.
Fakt ist aber auch: Bei der Anschaffung und Implementierung eines Redaktions-, Planungs- und Ausspielungstools kann ziemlich viel schief gehen. Daher lohnt es sich, wenn Sie vor der Anschaffung einige Fragen klären:
Für wen ist das Tool primär gedacht? Beispielsweise vor allem für den Vorstand / die Themenplaner*innen / die Kanal-Verantwortlichen / Daten-Analyst*innen / die Kolleg*innen in den Märkten? Danach richtet sich aus, wie groß man die Lösung denken muss und welche Anwendungsbereiche besonders ausgeprägt sein sollten.
Passt die Bedienung des Systems zu den Kern-Kommunikationsprozessen in Ihrem Unternehmen? Ein gutes Tool muss sich in Ihre Strukturen und Abläufe einfügen können (nicht umgekehrt!), so dass Sie nach der Implementierung nicht alle internen Workflows neu erfinden müssen. Es gilt das Prinzip: Zuerst der Prozess, dann das Tool.
Kann man eine Art Grundeinstellung (beispielsweise bei Filtereinstellungen und Freigabeschleifen) einstellen, so dass die initiale Bedienung allen Kolleg*innen leicht fällt? Auf viele technische Features zugreifen zu können ist zwar nett, doch ob ein Tool angenommen wird, entscheidet sich an der Frage der Mitarbeitenden „Wie viel Zeit muss ich mir nehmen, um erstmal die Grundbedienung hinzubekommen?“ Erst wenn sich das Tool im Tagesgeschäft bewährt, werden irgendwann auch die Spezialfunktionen genutzt.
Bietet der Anbieter genug Möglichkeiten für Schulungen und Trainings? Und welchen Service innerhalb welcher Frist bietet er, wenn das Team mal auf ein Problem stößt? Kriege ich einen deutschsprachigen Experten innerhalb wenigen Stunden an den Hörer oder nur englischsprechende Service-Mitarbeiter*innen, die sich erst im Laufe der Woche melden? Im letzten Fall könnte die Frustration in Ihrem Team schnell steigen.
Bietet das Tool möglicherweise Aspekte, die ich noch gar nicht bedacht hatte, die aber perspektivisch wichtig werden? Beispielsweise KI-gesteuerte Content-Erstellung? Eine Sentiment-Analyse-Funktion? Social-Listening-Features? Die Einbindung von Echtzeit-Daten?
Wie sieht es mit den Datenschutz-Anforderungen aus? Was meint der bzw. die eigene IT-Beauftragte dazu?
Und natürlich die Frage des Preises: Was kostet die Grund-Implementierung? Wie teuer ist eine Lizenz? Muss wirklich das ganze Paket gekauft werden oder reichen einzelne Leistungen? Gibt es Möglichkeiten auch für Mitarbeitende ohne Lizenz, zum Beispiel in den Planungskalender zu schauen oder Texte freizugeben?
Zum Schluss eine Empfehlung:
Eine Tool-Anschaffung ist kostspielig und komplex. Holen Sie sich daher professionelle Hilfe bei der neutralen Auswahl eines Tools, das wirklich zu Ihren Bedarfen passt. Und lassen Sie sich auch dabei helfen, die Tool-Systematik mit Ihren bereits bestehenden Themen und Prozessen zu verzahnen und Ihr Team richtig einzubinden, unter anderem mit Workshops und mit einer Implementierungs-Roadmap.
Wenn Sie es richtig anpacken, verpassen Sie Ihrem Unternehmen mit einem solchen Tool einen gewaltigen Effizienz-Boost und gewinnen eine großartige Steuerungsmöglichkeit hinzu – die Mühen lohnen sich also!